Don't Look Back In Anger

日々徒然の雑記

時間管理術の正しい手順

時間管理術で何をしたいのか?

最終的には「自分が望む自分を実現する」ためで、そのために時間管理術に期待することは「目標を達成する」「効率よく仕事を処理する」「自分のための時間を確保する」の三つに集約されると思う。時間はすべてのひとに平等な資源で1日24時間しかなく上手に使うことが重要。

 

時間管理術4.0

7つの習慣のフランク・コヴィーによると時間管理の発展段階は四世代に区分できるとのこと。

 

第一世代→メモやチェックリストによる予定の整理

第二世代→カレンダーやスケジュール帳による計画の管理

第三世代(現在の主流)→計画の上に目標という概念を加え、目標から計画を管理

第四世代→目標の上に目的の概念を加え、目的から目標を修正管理

 

第一世代、第二世代は近視眼的に陥りやすい。第三世代は、多くの目標が課せられる現代においては、すべての事項が優先順位が高い事項になってしまい、TODOリストとかわりがなくなりがちである。第四世代は目的の概念を加えることで、目標の意味付けを強化したり、優先順位付けの視点を与えることで、目標を管理していく。第三世代ではすべてが目標からはじまるが、第四世代では、そもそもの目標が目的にあわなければ目標を修正してもかまわない。


フランクリン・コヴィー直伝!『7つの習慣』の時間管理術【1】:PRESIDENT Online - プレジデント

 

スティーブ・ジョブズは毎朝鏡を見ながら自分自身に対して質問したといいます。

 「もし、今日が人生最期の日だとして、今からやろうとしていることを、私は本当にやりたいと思うだろうか?」

何事をやる前にも、それが自分の価値観に合致してるのか、自分の中の大きな目的につながるのか、考える事が大変重要なのです。合致していないのなら、やろうとしていることをいくらうまくやりとげても、それに費やした時間は価値のないものになってしまいます。

 

ドラッガー

「やるべきでなかったことを効率よくやることほど、非効率なことはない。」

と言ってます。

 

時間管理のマトリックス

 

緊急性と重要性の2軸でマトリックスを書くと以下の4つの領域に分類される。

 

第1領域:緊急かつ重要な領域
第2領域:緊急ではないが重要な領域

第3領域:緊急だが重要でない領域

第4領域:緊急でも重要でもない領域

 

第二領域「緊急ではないが重要な領域」、例えば自分自身のスキルアップ等は、難易度も高く緊急でないことから、後回しにされがちだが、将来的な生産性の向上におおきな影響を及ぼす重要な領域である。第二以外の領域は、放置してても強制的にやらされるか他の人がやってしまうことなので、問題がないといえば問題がない。この第二領域にかける時間をいかに確保するか、また他の領域により侵食されていかないようにすることが重要である。フランク・コヴィーは目標を達成すると同時に目標達成能力の維持増強も重視する「P/PCバランス」という考え方を提示している。

 

第1回:時間管理のマトリックス|竹村富士徳の「7つの習慣」実践マガジン|7Habits.jp

「P/PC」バランス | 7つの習慣 | 人材育成・研修のリクルートマネジメントソリューションズ

 

 

タスクシュート式時間管理術

時間管理に関するドラッガーのことばに以下のようなものがある

「時間を管理するには、まず自らの時間をどのように使っているかを知らなければならない。」

「私の観察によれば、成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする。計画からもスタートしない。何に時間がとられているかを明らかにすることからスタートする。次に、時間を管理すべく自らの時間を奪おうとする非生産的な要素を退ける。」

時間管理は未来のことに目がいきがちだが、タスクシュート式時間管理術はどのようなことに自分の時間がとられているのか把握しやすい作りになっている。また現実をしっかり把握できるようにすることで、正確な計画を組む能力が高められるように工夫されている。時間を奪っていく割り込み仕事に対する考え方や対処の仕方がとても参考になる。優先順位付けは意味がないという考え方もなるほどと思わされる。

 


『なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?』の目次とまとめ | シゴタノ!

 

R-style » ドラッカーの教え:「時間からスタートする」

 


ドラッカーから知る、成果をあげる者の時間 - sugilogのブログ

 

補助ツールやノウハウ

まずは何のために仕事しているのか考える事と「⚪︎⚪︎時に絶対帰るのだ。終わらすのだ。」と最終ラインを最初に強く設定することもノウハウのひとつ。

 

 

 

 

「記憶力にかぎりがある」「同時にマルチタスクは向かない」「集中できる時間は30分程度である」といったように、人間は機械と違い限界がある。手帳やTODO管理ソフトウェアなどの補助ツールや、ポモドーロテクニックや各種整理術などの先人のノウハウは効率的な時間管理をしていくために有用である。

 

 


はじめてのGTD - 誠 Biz.ID

 


『ポモドーロ・テクニック』仕事時間を分割し集中力を上げる時間管理法 | りんご人

 

 

まとめると

0.何のために仕事しているか問うてみる。ともかくも早く帰ることをこころに決める。

1.自らの時間の使い方と処理能力を把握し、正確に計画の見積もりができるようにする。

2.目的・価値観→目標→計画→予定とブレークダウンしていき、目標を整理する。

3.長いスパンで考え、能力開発など緊急ではないが重要な領域にもしっかり時間を割り当てる。

4.自らの時間を奪う非生産的な要素を上手に退ける。

5.ツールやテクニックを利用し効率よく処理していく。

 

見落とされがちで重要なのは「目的・価値観」からブレークダウンすることと正確に「見積もる」ところのようです。